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ケータリング成功の秘訣

数多くのパーティに携わってきたケータリング専門の営業スタッフの秘訣を伝授します。

開催の趣旨は明確に
1.開催の趣旨は明確にしておくこと
新商品発表会・事務所開き・表彰式・創業○周年祝賀会・入社祝い・送別会・接待・祝典打ち上げ・慰労会・忘年会・新年会…などなど。主旨によってパーティの内容は異なってきます。主旨は明確にしておきましょう。
2.利用業者を決めておく
口コミ・お客様の声などで評判・リピート率の高い業者を選びましょう。 見積をもらうなど事前にしっかりと打合せをすることをお勧めします。
3.幹事は複数名で
利用業者との連絡担当、受付担当、当日の仕切り担当など、役割ごとに幹事を複数名決めておくとスムーズです。
4.招待客リストを作る
招待客リストを作成します。
ジャンル・団体名・肩書き・個人名・住所・電話番号・メールアドレス…記名は正しく正確に。間違えた場合は相手に失礼であるばかりか、公的な場合は会社の信用をなくすことにもなりかねません。リストは複数でのチェックが必要不可欠です。
開催日時を決める
1.開催日
プライベートでは集客のしやすいのは土日祝です。ビジネス絡みのパーティはウィークデーが良いですが、月曜日は避けた方が良いかもしれません。前日が日曜日なので準備がしにくく、招待客もうっかり忘れがちになります。
また連休前後もタブーです。連休前日などは予定がある人が意外に多いものです。縁起を気にする人もいますので、お日柄の良い日を選ぶのもよいでしょう。
2.開催時間
所要時間はスタートからお開きまで平均2時間、受付開始としてはパーティスタート30分前が一般的です。スタート時間はビジネス絡みの場合は終業後の19時頃からをお勧めします。またプライベートでは、お昼や夕方など食事時間に合わせるとよいでしょう。
【会場とスタイルを決める】
会場選びは非常に重要です。屋外に設定した場合は雨天を想定した準備が必要です。女性の多いパーティではトイレの充実した会場が喜ばれます。お食事の形式としてはビュッフェスタイル(立食)をお勧めします。一度着席してしまうと人は動かなくなるものです。せっかくの機会ですから、多くの人との交流を深めて下さい。立食の場合、立ち疲れた方の為にイスを少し用意しておくことがポイントです。
【費用と会費を決める】
パーティの予算を決めます。プライベートの場合は会費制が多いようです。 ビジネスにおいては主催者が全額負担のケースが多く、会費制の場合は主催者側が40~50%負担する企業が多いようです。いずれにしても、会費制の場合は招待客の負担が大きくなりすぎないように気をつけましょう。
【料理と飲み物】
お料理は主旨によって異なります。交流会などは気軽につまめるフィンガーフード、接待や祝典などは華やかな見栄えの良いお料理など。利用業者とはじっくりと打合せをしましょう。 飲み物はアルコールを多めにすることをお勧めします。料理がなくなってもアルコール類が不足しないことが大事です。またお酒が苦手な方の為にソフトドリンク類も忘れずに揃えましょう。女性の多いパーティではワインを増やすとよいでしょう。デザートも種類が豊富であることも大事なポイントです。
受付
出欠の確認をします。方法として、招待状の回収・名刺の拝受・記帳・出欠リストなど。事前に確認方法を決めておくとよいでしょう。 出欠リストなどは五十音順に整理しておくことをお勧めします。受付担当は、招待状の発信やリストを作成した人が兼務するとスムーズです。
クローク
一般的には受付が兼務することが多いです。出席者の多いパーティでは担当を分けた方が無難です。市販おされているクローク札も活用できますが、自前でカードを作成することも出来ます。紛失などのトラブルを避けるためにも、クローク担当者は持ち場を離れないことが大切です。クロークが忙しくなるのは受付時よりもパーティ終了時です。パーティ終了時には受付担当もクロークに回るなどの対応が混雑緩和のポイントです。
会計
大きなパーティでは受付と会計は別にした方が間違いの防止になります。会計ではお釣りや領収書を渡す場合もあるので、あらかじめ用意をしておきましょう。できれば経理に精通した人がお勧めです。
受付・会計・クロークの必要性

司会者の有無 小規模なパーティやプライベートなパーティでは幹事様が司会者を兼ねる場合が多く、大規模なパーティなどはプロに依頼する場合が多いようです。
また、プロダクションと直接交渉してみるのもひとつの方法です。民放テレビ局のアナウンサーに当たってみると以外とOKだったりする場合もあります。

お土産について お土産は結婚式の引き出物に限らず、どんなパーティでも主催者の心遣いが感じられるものです。
帰り際の最後のサプライズとして用意することをおすすめします。
一言感謝のメーッセージを添えたりすると、喜ばれます。

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