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会社の忘年会の幹事を頼まれた!準備は何をすれば良い?

忘年会の準備は?いつから?何を準備すれば良い?

新人のうちから任されることも多い飲み会の幹事。学生時代ならともかく、会社での飲み会となると準備をするのにも気を使いますよね。友人ではなく会社の同僚や上司との忘年会ともなると、一体何からはじめればいいのか、いつから準備をすればいいのかわからず困ってしまうことも。
忘年会の幹事をつつがなくこなすためには、まずどんな順序で準備していくべきか知ることからスタートしましょう! お仕事の評価にもつながる幹事としての立ち回りを上手くこなせれば、上司からの見る目も変わるかもしれません。
初めてのケータリングガイド

日時を決めよう!

日時を決めよう!
最優先で行なうべきなのは、忘年会の日時を決めること。日時を決めるには、出席してもらう人がちゃんと予定を空けておける日を選ぶ必要があります。それぞれ仕事や他の用事との兼ね合いもありますので、忘年会を開く1ヶ月半前くらいからいくつか候補となる日程を決め、出席が予定される人たちにメール等で確認をとっておきましょう。

候補にしていた日程の中に全員の予定が合う日がないことも多いですが、その場合は忘年会でキーパーソンとなる人たちが出席できる日を優先しましょう。社内の飲み会には、直属の上司だけではなく社長や役員、部長クラスの人が参加することも多いですよね。こういった、「絶対に外せない」人たちが参加できる日をまず最優先で選び、その中からできるだけ多くの人が参加できる日を忘年会の開催日に設定しましょう。

日時が決まったら、まずその旨を連絡するようにしましょう。お店はまだ決まっていないこともあるかと思いますが、その場合は「場所は決定次第連絡致します」と別途連絡を入れることを書き添えれば問題ありません。その日は参加できないという人のため、「参加可能な方が多い日に決定した、ご希望に添えなかった方には申し訳ない」という旨を一言書き加えるとベターです。

内容を考えよう!

内容を考えよう!
忘年会といっても、その内容は色々です。ただ食事やお喋りを楽しむだけではなく、余興やゲームなどをするのが慣例となっている会社も多いですよね。また乾杯や中締めの挨拶などを誰にしてもらうかについてもあらかじめ決めておかなければいけません。

挨拶や乾杯をお願いする方については、当日いきなりお願いするのではなく事前にきちんと話を通しておくようにしましょう。余興やゲームの準備も、協力してもらう人にはあらかじめ話をしておき、事前に準備しておけるよう配慮が必要です。

また、忘年会費についても事前に集めておくと慌てることもなく安心です。もしくは当日のスタート前に声をかけて集めるのもスムーズですね。当日に集める場合、釣り銭なども用意しておくとお店に迷惑をかけることもありません。

お店を決めよう!

お店を決めよう!
良い忘年会のためには、お店選びはとても重要なポイントです。食事や飲み物、お店のサービスが良くなければ雰囲気は当然悪くなってしまいますし、これまでに進めてきた準備の苦労も報われません。

お店選びで気をつけたいポイントは、参加者の食事やお酒の好みに配慮すること、アレルギーの有無、予算が低すぎず高すぎないことなどです。特にアレルギーに関しては好みだけではなく体調に直結する事柄ですので、あらかじめ参加する人にアレルギーの有無を確認しておき、お店に予約を入れる時点でどんな食品を避けてほしいか伝えるようにしましょう。近頃はベジタリアンやヴィーガンといった人も増えていますから、そういった方がいる場合にも動物性の食品が入っていないメニューを個別に用意してもらうという配慮が必要になります。

参加する人の年代や男女比によって好まれる料理の傾向は変わってきますので、例えば女性が多い職場なら野菜が多く彩り豊かでヘルシーな印象のメニューもあるお店、男性が多い職場ならよりボリューミーで満足感のあるメニューの多いお店……というように選ぶべきお店は変わってきます。お酒に関しては食事以上に好みが分かれるところでもありますので、こちらもできるだけ幅広いメニューが用意されているお店がおすすめです。通常のメニューには様々なお酒があっても、飲み放題プランとなると選べるお酒がぐんと減るお店も多いですから、予約の際にはその点についてもしっかり確認しておきましょう。

忘年会シーズンには出費もかさみますので、参加者の懐事情についても考えるようにするのも大切です。幹事として上手く立ち回り上司からの評価を得るのも大事ですが、同僚など若い社員から支持されることも同じくらいに重要なこと。かといってあまりにチープになりすぎると上司世代にとっては物足りない忘年会となってしまいます。

最近はケータリングも人気です!

最近はケータリングも人気です!
忘年会といえばお店を予約してするものという印象もありますが、最近はケータリングを頼むケースも増えてきています。

例えば会社の会議室などのスペースさえ用意しておけば、後はケータリングを依頼するだけでテーブルセッティングからサーヴ、部屋の装飾まで、全て専門のスタッフが担当してくれます。余興などが必要になるときにも、お寿司を目の前で握ってくれたりローストビーフを切り分けたりといったパフォーマンスのあるプランを選べば安心です。社内のスペースを用意できればお店へ出向く必要もなく、参加者にとっても負担が少ないです。

お店でする忘年会は、会の進行や内容、お店へのアクセス等店の予約以外にもすることがたくさんありますが、ケータリングなら一度依頼してしまえばそれでオーケーという手軽さが魅力ですね。参加する人の年齢層やどんなパーティーにしたいかといった要望を伝えるだけで最適なプランを提案してくれる点も、飲み会の幹事役に慣れていない人にとってはとてもありがたいポイントです。

ゲームをするなら景品の準備もしましょう!

ゲームをするなら景品の準備もしましょう!
系列店であるクイックデリスタイルでは、よりローコストなオードブル宅配に注力しています。冷めてしまうことも多いオードブル宅配ですが、クイックデリスタイルでは「熱々プレート」と呼ばれる発熱材付きのお皿を用意。お水を注ぐだけで料理を温めて提供できるなど、おいしい料理を準備するための工夫が光ります。

当日12時までの予約なら当日のデリバリーが可能である他、お箸やおしぼり、紙皿などが無料で付くなど、急なパーティーにも対応できる便利さも高く評価されている理由です。

東京のケータリングならプラチナデリスタイルへ

東京のケータリングならプラチナデリスタイルへ
今年の忘年会ではケータリングの利用を検討している……そんな方にはプラチナデリスタイルがおすすめです!

プラチナデリスタイルは、東京を中心に神奈川県・埼玉県・千葉県でケータリングとデリバリーを行っています。対応エリアの会社にお勤めの方は要チェックです!

プラチナデリスタイルでは、予算や参加人数、料理へのこだわり、どんなシーンのパーティーで利用するかなど、様々な条件からプランを探すことができます。忘年会や飲み会、パーティーの幹事に慣れていない方でも、絶対に押さえたいポイントに注意して選ぶことで簡単に最適なケータリングプランを選ぶことができます。逆に、しっかりとした計画が事前に立てられている場合にはそれに添ったオリジナルプランを企画し対応してくれるので、定番の流れがある、絶対に外せない余興などがあるという忘年会でも安心。丁寧な打ち合わせで、忘年会の幹事という大役をしっかりサポートしてくれます。

今年の忘年会のお店選びに悩んでいる、ケータリングを試してみたい……そんな方は、プラチナデリスタイルへぜひ相談してみてくださいね。

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